FAQ Asclepia 1.90

Asclepia et l'antivirus Avast

Depuis la version 7 de la déclinaison Avast il existe un dispositif très sévère qui bloque tous les programmes ne disposant pas d'une signature numérique de confiance. Ce nouveau pas vers la sécurité a pour conséquence de compliquer l'utilisation des programmes qui ne sont pas validés par une autorité de sureté dont les services ne sont évidemment pas gratuits.

Vous pouvez cependant indiquer à Avast de ne plus considérer Asclepia (ou son module d'administration) en répondant une fois pour toutes de façon adéquate. Suivez ce lien

La fenêtre d'Asclepia est tronquée à droite et les boutons Valider/Annuler ou X pour fermer la fiche sont inaccessibles...

...sur l'onglet Consultations de la fiche Patient la liste des consultations est tronquée à droite.

Tous ces symptômes viennent de la définition Pixel Par Pouce de votre affichage. Pour qu'Asclepia fonctionne correctement la valeur du PPP doit être sous Windows XP de 96, sous Seven 100%.

Pour modifier ce paramètre vous devez dans le Panneau de configuration aller dans l'Affichage sous Windows XP : Paramètres\Avancés et sous Seven "Définir la taille du texte personnalisé PPP"

J'ai perdu un patient
Rassurez vous! Depuis qu'Asclepia existe (2002), aucun utilisateur d'Asclepia n'a perdu de patient. La chose n'est pas impossible (en particulier si votre PC se plante pendant la création d'un patient) mais extrêment improbable. Ce qui arrive en revanche parfois : vous renommez accidentellement le patient en entrant des caractères dans la zone de son nom. Bien sûr il est ensuite impossible d'accéder à ce patient par son nom mais cela reste possible si vous utilisez son prénom, sa ville ou un de ses numéros de téléphone. Dans tous les cas, si vous ne retrouvez pas votre patient, contactez-nous, nous nous ferons un plaisir de vous dépanner.

Oui dans la plupart des cas. Nous avons intégré des données pour beaucoup de vos confrères et consoeurs depuis des formats Access, DBase, Clarion, FileMaker... Nous disposons d'outils performants pour ce type de travail.

Peut-on utiliser Asclepia gratuitement ?

Oui. Asclepia est libre de droit jusqu'à 50 patients. Cela vous permet de vous familiariser avec le produit et celà permet aussi aux jeunes diplômés de démarrer sans frais. Ensuite, si vous avez plus de 50 patients vous pouvez acquérir la licence auprès de nos services par un simple appel téléphonique. Les données que vous avez saisies seront intégralement conservées.

Version de base de données

Lorsque vous lancez Asclepia vous avez le message suivant : "Votre base de données est actuellement en version 1.0 or Asclepia nécessite la version 4 pour fonctionner". Vous avez probablement installé la version 1.90 puis désigné l'ancienne base Asclepia comme base de travail. Vous devez vous mettre en rapport avec nous pour convertir votre base de données.

Comment connaître le nombre de ses patients

Pour cela vous pouvez aller dans le programme d’Administration et cliquer sur le bouton Informations : le nombre de dossiers patients est indiqué.

Comment activer ou désactiver la saisie semi-automatique (dictionnaire)

La saisie semi-automatique est un dispositif servant à accélérer l’entrée de mots particulièrement long dans les consultations (champs traitements et examens-tests). Pour activer ou désactiver ce dispositif il faut aller dans vos préférences (menu Application->Préférences) et cocher la case ‘Activer la saisie semi-automatique’.

Comment cela fonctionne ? Ce dispositif utilise un dictionnaire que vous pouvez enrichir à votre convenance des termes que vous utilisez le plus souvent (pour cela aller dans l’éditeur de données : menu Outil->Editeur de données). Ensuite, lorsque vous saisirez des textes dans les champs traitements et examens-tests des consultations, une fenêtre apparaîtra contenant le dictionnaire filtré par ce que vous êtes en train de saisir et, dès que vous êtes sur le mot désiré (vous pouvez vous déplacer dans la liste à l’aide des flèches haut et bas), vous tapez la touche Entrée pour valider. Si en cours de saisie vous n’avez pas besoin du dispositif, vous tapez Esc pour le désactiver ; ensuite vous pouvez retapez Esc pour l’activer de nouveau.

Comment échanger une base de données entre un PC fixe et un portable

Depuis la version 1.8 il n'est plus possible de déplacer une base de données d'un poste (primaire) à un autre (secondaire) sans l'intervention de l'éditeur. Ceci a pour avantage que nul ne peut détourner vos données après avoir simplement pris une copie de votre base de données.

Si vous avez ce type de besoin, nous vous fournirons le fichier personnalisé nécessaire à installer sur le poste secondaire.

Aussi, sachez que seul l’ordinateur sur lequel a été enregistré l’application (c’est à dire le poste sur lequel vous avez entré la clé d’enregistrement fournit par l'éditeur) aura accès aux fonctionnalités de Sauvegarde, Restauration, Nettoyage des verrous prévu dans l’outil d’Administration.

Comment enregistrer Asclepia

Prenez contact avec l'éditeur qui vous donnera une clé d’enregistrement personnelle à partir de votre clé à communiquer.

Le message "EXCEPTION 27 LAST_ADMINISTRATOR' apparait quand je veux créér un nouveau patient, Que faire ?

Si vous rencontrez cette limitation, c’est que votre application n’a pas été enregistrée auprès de L'éditeur. Pour débloquer la situation, contactez l'éditeur pour qu’il vous communique une clé d’enregistrementcontre règlement d'une licence. Voir comment trouver la clé à communiquer.

Comment activer ou désactiver l’apparition de l’écran d’informations patients (fenêtre d’anamnèse) ?

Vous pouvez demander à Asclepia d’ouvrir automatiquement la fenêtre d’anamnèse d’un patient dès que vous ouvrez un dossier patient. Pour cela il faut aller dans vos préférences (menu Application->Préférences) et cocher la case ‘Affiche automatiquement l’écran d’informations à l’ouverture d’un dossier patient’.

Comment connaître la version d’Asclepia que j’utilise ?

La version d'asclepia est indiquée en haut et à gauche de la fenêtre du programme.

Quels sont les raccourcis claviers d’Asclepia ?

Ctrl-N : nouvel élément. Suivant l’écran où vous vous trouvez, cette touche ajoutera un nouveau dossier patient (écran de la liste des patients), un nouvel antécédent (écran des antécédents), une nouvelle consultation (écran des consultations), …

Ctrl-F : fermer un dossier. Ferme le dossier patient ou praticien actuellement à l’écran.

Ctrl-O : ouvrir. Là aussi, suivant l’écran où vous vous trouvez, cette combinaison de touches ouvrira un dossier patient (écran liste des patients) ou un dossier praticien.

Comment puis-je personnaliser ma comptabilité ?

Vous pouvez personnaliser votre comptabilité en lui donnant un nom (autre que "Ma comptabilité") et en spécifiant les tarifs que vous pratiquez, ainsi vous n’aurez pas à les saisir lorsque vous ajouterez une nouvelle recette. Pour cela, il faut ouvrir votre dossier praticien (aller dans l’écran des praticiens et double cliquez sur la ligne correspondant à votre nom), ensuite vous cliquez sur un bouton contenant un dessin d’engrenages (Paramètres de comptabilité). Une nouvelle fenêtre apparaît : double-cliquez sur la ligne contenant Ma comptabilité, un nouvel écran apparaît. Dans cet écran vous pouvez changer le nom de votre comptabilité et ajouter une liste de tarifs. C'est également à cet emplacement que vous pourrez spécifier le taux de TVA ou l'absence de TVA.

Lorsque je me connecte, le message ‘Cet utilisateur est déjà connecté’ apparaît, que faire ?

Pour faire disparaitre ce message il faut se connecter seul à Asclepia. Cette connection efface les verrous et ensuite on peut de nouveau se connecter à plusieurs.

Comment changer le montant de la consultation

Je ne suis pas soumis à la TVA, comment faire en sorte que ma comptabilité en tienne compte ?

Comment activer la mollette de défilement dans les listes ?

Il faut que le mode de défilement de la souris soit compatible Microsoft Office.

D'où vient le nom d'Asclepia ?

ASCLEPIA, mais d'où vient ce nom ? Coronis la compagne d'Apollon prit pour amant un mortel : Ischys. Apollon ne pardonna pas cette traîtrise et fit cribler de flèches l'infidèle. Au dernier moment, avant de jeter au bûcher funéraire la dépouille de Coronis, Apollon arracha l'enfant qu'elle portait en elle. Asclépios de Chiron reçut l'art de la guérison et celui de soigner avec les plantes. Il était particulièrement doué et ressuscita même Glaucos, Tyndare et Hyppolite. Sa renommée fit prendre ombrage à Hadès qui s'en ouvrit à Zeus. Ce dernier fit foudroyer Asclépios. Mais les Grecs l'élevèrent au rang de Dieu et l'invoquèrent en cas de maladie. Asclépios eût d'Epione, fille du Roi Cos, une nombreuse descendance. Machaon, doué pour la chirurgie et Podalire qui s'est consacré à la médecine. Il eut cinq filles dont Hygie, qui enseigne les manières les plus saines de conduire notre vie et Panacée, qui personnifie la guérison de tous les maux par les plantes. Les garçons héritèrent de leur père le pouvoir de guérir. Leurs descendants furent appelés Asclépiades. Un lointain descendant des Asclépiades se nomme selon la légende ...Hippocrate.

Asclepia en réseau

Ces informations concernent uniquement les sites où plusieurs postes accèdent à la base de données d'un poste nommé serveur.

Asclepia utilise le moteur de base de données Open Source Firebird. Ce moteur utilise un port fixe pour permettre les échanges de données entre le client et le serveur. Si vous installez Asclepia sur un ordinateur ou le Service Pack 2 est déjà installé, XP va détecter que FBSERVER.EXE est un logiciel capable d'émettre des requêtes sur un réseau et va vous demander le traitement que vous souhaitez réserver aux requêtes. Vous devez répondre "Toujours autoriser les connexions à ce programme sur tous les postes".
Si vous installez le Service pack 2 sur une version plus ancienne, XP SP2 bloquera toutes les transactions sur des ports autres que ceux classiquement utilisés. Il faut par conséquent paramétrer le FireWall de XP Pro tel que c'est expliqué dans cette page d'information AsclepiaXPSP2.

Ce système autorise un paramétrage très poussé de "règles" concernant le fonctionnement en réseau. Si vous utilisez Asclepia en réseau, il faudra suivre la procédure suivante Réglages du Pare-Feu.

Les statistiques du bouche à oreille sont très longues

Lorsqu'on veut développer les patients envoyés par un patient donné, si la base dépasse quelques centaines de patients la recherche est très longue. Ce problème est résolu dans la version 1.50.R3 disponible en téléchargment depuis le 12 octobre 2004.

L'onglet "Recettes" n'apparait pas

Si après vous être connecté l'onglet Recettes est invisible cela signifie que le type d'utilisateur est "praticien" au lieu de "administrateur". Connectez vous avec un identifiant et un mot de passe différent, puis allez dans l'onglet praticien, cliquez sur la ligne du praticien pour lequel l'onglet recettes ets invisible, puis sur l'icône Compte Utilisateur , affectez le type Administrateur, validez, c'est fini.

Pour en savoir plus : Asclepia est logiciel compatible avec l'utilisation en clinique-école. Dans ce genre d'établissement, les praticiens sont des tuteurs qui interviennent comme évaluateurs pédagogiques et n'ont de ce fait pas accès aux fonctions de trésorerie. En cabinet libéral le type Praticien est donc sans intérêt.

Comment ajouter une ville

1 Lorsque vous saisissez un code postal dans une fiche patient, le bouton flèché de la ville donne accès aux villes connues portant ce code postal. Si aucune des villes ne vous convient, entrez celle que vous souhaitez, validez. Le couple code-postal/villeest créé dans la table des villes.

2 Vous pouvez aussi utiliser l'entrée de menu Outils/Editeur de données et choisir l'onglet ville

Premier cas : Vous utilisez une version antérieure à Asclepia 1.9 ET votre PC est sous Vista ou Seven

Asclepia 1.5 utilise le moteur de Base de données Interbase qui dans cette version ne fonctionne pas sous Vista. Il faut donc remplacer Interbase par FireBird, une base de données qui remplace Interbase. Demandez nous la version 1.9 qui règle ce problème.

Deuxième cas : vous utilisez une version supérieure ou égale à Asclepia 1.9 ou votre système est sous Windows XP

Il se peut que votre ordinateur soit un peu lent à démarrer et que le serveur n'ait pas pu se lancer. Pour le vérifier lancez le panneau de configuration (*) et chercher le "Firebird Server Manager" repéré par cette icône

. Double cliquez dessus. Si il est inscrit "the firebird service is stopped" l'hypothèse est vérifiée. Il faut alors (**) double-cliquer sur (panneau de configuration) Outils d'administration/services, chercher dans la liste "Firebird server". Positionnez le curseur sur cette ligne puis faire "Démarrer le service". Vérifier que la colonne "Etat" passe à "Démarré".

* Sous Seven/Vista il se peut que le panneau de configuration soit en mode "Afficher par catégorie". Dans ce cas il faut choisir "Afficher par petites icônes". Cette option figure en haut et à droite de la fenêtre du panneau de configuration.

** On peut accéder au même paramétrage en exécutant ("Démarrer/Executer" sur Windows XP ou "Rechercher" sur Seven/Windows 8) le programme COMEXP.MSC.

Si cela vous parait compliqué essayez de redémarrer votre ordinateur car il arrive qu'il exécute des tâches de maintenance ponctuelles pouvant perturber le démarrage des services comme Firebird.

Tous les nouveaux Mac sont désormais livrés avec un processeur Intel© Core Duo. Grâce à cette technologie, Asclepia© peut fonctionner sur votre appareil préféré. Mieux encore avec Parallels Desktop© vous pouvez basculer des Applications Mac à Asclepia d'un seul clic. De nombreux utilisateurs d'Asclepia l'utilisent en environnement MAC.

Au démarrage d'Asclepia le message "Aucune imprimante par défaut n'est sélectionnée"

Si ce message apparait c'est soit que vous n'avez aucune imprimante installée sur votre ordinateur, soit qu'aucune n'est sélectionnée comme imprimante par défaut. Il faut donc soit en sélectionner une, soit en installer une. Si vous ne souhaitez pas avoir d'imprimante, installez un logiciel du type PDFCreator (il existe des alternatives plus ou moins élaborées) qui vous permettra de diriger vos impressions vers des fichiers PDF.

Il suffit d'utiliser la barre d'espacement lorsque le curseur est sur la case à cocher

La base de données vers laquelle pointe le logiciel Asclepia peut être définie de deux manières distinctes.

1 Vous êtes en réseau (cabinet à plusieurs praticiens ou clinique école) : Reportez vous au manuel d'Asclepia au chapitre "Utilisateurs avec droits limités"

2 vous êtes utilisateur monoposte (cabinet libéral) : Reportez vous au manuel d'Asclepia au chapitre "Base de Registre".

Ce message survient lorsqu'Asclepia est executé par un utilisateur non administrateur. Reportez vous au manuel de l'utilisateur ou contactez nous.

Message "bad parameter on attach or create database caracter set ISO_8859_1 is not defined"

Ce message apparait en environnement client/serveur quand le serveur de Firebird est stoppé. Il faut aller dans le panneau de configuration du PC serveur, et relancer le serveur.

Il suffit d'aller dans le menu d'Asclepia et faire Paramètres/Localisation. Le chemin complet et le nom de la base de données en cours d'exploitation sont indiqués.

En version 1.5 la base de données est située dans C:\Program Files\Asclepia\Data. Cette localisation n'est pas conforme au règles de Windows Seven. C'est pourquoi dans les versions suivantes : 1.7, 1.8, 1.9, la localisation de la base de données d'Asclepia a changé et dépend des systèmes d'exploitation.

Sur Windows Vista et Windows Seven, 8 et 10 les répertoires portent des noms qui peuvent varier. Une bonne méthode consiste à rechercher le répertoire

Attention, par défaut Windows cache certains fichiers et certains répertoires pour les prémunir contre des utilisations hasardeuses. Il faut donc cocher l'option de dossier "Afficher les fichiers et dossiers cachés". Pour trouver cette option, utilisez le "centre d'aide de Windows" en pressant la touche F1 depuis le bureau. Puis entrez "fichiers cachés" dans la zone de recherche.

Asclepia en réseau : message "Le processus ne peut pas accéder au fichier car ce fichier est utilisé par un autre processus"

Ce message peut apparaitre si un autre processus utilise le même port réseau qu'Asclepia (TCP 3050). Mettez vous en rapport avec l'éditeur, ce cas rare peut être résolu en modifiant un paramètre avancé.

L'installation du logiciel ne se déroule pas normalement. Que faire ?

Toute installation prdouit un journal dans le répertoire temporaire de l'utilisateur. Ce répertoire est accesisble par le raccourci %temp% dans la fonction "exécuter" de Windows. Les journaux de l'installeur Asclepia se nomment Setup Log ... suivi de la date. Ils contiennent toutes les opérations effectuées par l'installeur. Il peut être utile de nous communiquer ce journal en cas d'incident.

Installation : Certains cas ont été rapportés où l'installation se déroule normalement mais Asclepia ne démarre pas. Il suffit souvent de redémarrer le système. Si cela ne résoud pas le problème : désinstaller Asclepia puis le réinstaller. En cas de doute, prenez contact avec l'éditeur.

Module Administration : Sur Windows 8 il n'y a plus de menu "démarrer". Pour lancer Asclepia cela ne pose pas de problème puisqu'un icône est placé sur le bureau par l'installeur. Mais pour accéder à l'administration il faut :

Mener la souris en bas à droite du bureau ce qui fait apparaitre la zone de saisie "recherche". En y entrant "Administration" on obtient satisfaction.

Il faut executer le module d'administration d'Asclepia. Ce module est accessible dans le menu des programmes. Selon la version de Windows on accède menu des programmes de différentes manières. Dans toutes les versions de Windows à ce jour (aout 2023) la combinaison de touches Ctrl-Escape accède au menu des programmes. Sur Seven ou XP il faudra ensuite cliquer sur "Tous les programmes" et ouvrir le dossier Asclepia. C'est à l'intérieur de ce dosssier que se trouve le module d'administration repréré par cet icône

. Exécutez le puis faites Enregistrer/Clé à communiquer.

Pour modifier vos honoraires par défaut il faut se placer dans la fenêtre du praticien, cliquer sur "paramètres de comptabilité" (engrenages), sélectionner la comptabilité adossée au praticien et cliquer sur Modifier la comptabilité. Plusieurs tarifs peuvent être indiqués